Stipendiefonder har inte koll på dataintegriteten: hundratals stipendiesökande utan effektivt dataskydd

Denna vecka avslöjar Svenskfinland granskas allvarliga brister hos de finländska stipendiefondernas dataskydd och ansökningsprocesser. Det gäller ett reportage i två delar. I Del 1 som vi presenterar idag kommer vi att ta en djupare titt på de privata stipendiefondernas ansökningsprocesser och att se hur många av dessa fonder tillämpar eller låter bli att tillämpa den finländska dataskyddslagstiftningen. Brister kan påverka besluten. Och de kan påverka och även försämra de enskilda sökandes rättskydd, eftersom i de flesta fall får de sökande inte ens veta vem som har granskat deras prestationer och vad granskaren har påstått. Vi får även avslöja att missbruk har skett i Finland. I reportagets slutdel får stipendiesökande veta några tips om hur de kan reagera om de har goda skäl att tro att någon sakkunnig bör jävas eller kan tänkas missbruka sin ställning. Vi visar även metoder som tidigare använts av mindre etiska personer för att påverka besluten eller läcka ut uppgifter i andra sammanhang och sedan föreslår för stipendiefonderna hur man kan täppa till dessa lukhåll.

REPORTAGE 2008-12-31

DEL I

Ansökningsprocessen för vetenskapliga stipendier är något av en årligt förekommande ritual. Varje år söker tusentals doktorander och längrehunna forskare i Finland om understöd för att fortsätta att bedriva sin forskning.

Konkurrensen om de knappa resurserna är stenhård och ibland kan den gå blodigt till. I denna tillspetsade miljö finns det goda förutsättningar för rivaliteter, intriger och även fusk. Känsliga uppgifter om sökande, deras projekt och deras framtidsplaner insamlas och uppbevaras hos de hundratals fonderna. Dataansamlingarna ger viktig information åt dem som ska värdera ansökningarna. De utgör också ett tilltalande mål för mindre etiska aktörer som skulle vilja påverka besluten eller yppa vad de vet om de sökandes projekt i andra sammanhang. Dessa uppgifter kan vara avgörande för de sökandes möjligheter att konkurrera om stipendier och för de sökandes framtid överlag.

Dataskyddslagstiftningen i Finland, precis som i övriga EU och i andra länder har inte särskilt mycket förtroende för integriteten hos de institutioner som uppbevarar känsliga uppgifter om medborgare. Och information som Svenskfinland granskas nu i snart ett år har fått ta del av visar att det finns all skäl för stipendiesökande och dataskyddsmyndigheterna att vara på sin vakt.

Sökande vet inte var och hur deras uppgifter behandlas

Svenskfinland granskas undersökte flera av de största stipendiefondernas hemsidor och kollade uppgifterna som fonderna ger ut om behandling av de sökandes personuppgifter. Av de fonderna som vi har granskat fanns det endast en, Cancerföreningarnas stipendiefonder, som kunde anses tillhandehålla vad som i Finland kallas för registerbeskrivning- en sammanfattning över vilka uppgifter som uppbevaras om stipendiesökande, hur fonderna använder uppgifterna, vilka som har tillgång till uppgifterna samt varifrån och till vem uppgifter får utlämnas.

En registerbeskrivning ska vara lättillgänglig för allmänheten. Vår granskning visade att problemet i Finland handlade inte enbart om tillgänglighet. I de flesta fall hade finländska stipendiefonder överhuvudtagit inte uppgjort eller publicerat registerbeskrivningar. Ur dataskyddssynvinkel kan det anses vara ännu viktigare att tillhandehålla denna information eftersom det hos stipendiefonderna är allmän praxis att inte informera de sökande om vilka som utför bedömningen av deras ansökningar.

Men problemen med systemet är flera. Bristerna visar sig vara synnerligen allvarliga.

Litet eller ingen integritetskontroll för utlåtande eller sakkunniga

Svenskfinland granskas vände sig till en expert inom den finländska stipendiesektorn. Vi ville veta litet om hur bedömningen av stipendieansökningar går till. Vi ville också veta hur stipendiefonderna ser på frågor såsom dataskydd, skydd av upphovsrätt och integriteten hos de sakkunniga som fonderna anlitar.

Inom stipendiesektorn talar man om ”god stiftelsepraxis”. Men vad betyder detta i praktiken, i synnerhet när man tar ställning till frågor kring de sökandes rättsskydd?

Det är få anställda eller beslutsfattare hos de finländska stipendiefonderna som varit villiga att uttala sig och även den enda beslutsfattaren som har gått med på en intervju vill vara anonym. Vi kallar honom för ”Erik”. Han har mer än tjugo års erfarenhet som beslutsfattare inom stipendiesektorn och anser att arbetet med stipendieansökningar framförallt handlar om förtrolighet med känsliga och upphovsrättsliga uppgifter. Detta ansvar ska såväl fondernas tjänstemän som styrelsen och de externa sakkunniga vara medvetna om.

”Sättet att inhämta bedömningar av avsökningarna varierar mycket mellan de olika fonderna” säger Erik.

”Ofta är det själva styrelsen som går igenom ansökningarna, men när det blir frågan om hundratals även tusentals ansökningar så kan fonderna anlita externa sakkunniga och uppdela arbetet enligt vetenskapsgren” tillägger han.

Enligt Erik är de sakkunniga oftast namnkunniga vetenskapsidkare som styrelsemedlemmarna känner till. Styrelsen för stipendiefonden kontakter dessa sakkunniga som kan gå med på att granska stipendieansökningarna och avger då ett utlåtande med den sina åsikter om vem eller vad som bör få understöd. Uppdraget kan vara mot ersättning eller helt utan.

Erik anser att det är när externa personer involveras i processen som riskerna uppstår, bl.a. för att information om ansökningar läcker ut. Här är det enligt honom viktigt att den sakkunniges integritet eller etik är hög.

Erik verkar mycket förvånad när vi tar fram några konkreta exempel på sakkunniga som yppat detaljer om sökandes stipendieansökningar bl.a. i samband med behandling av tjänsteansökningar, alltså i ett sammanhang helt utanför fondens stipendieansökningsprocess.

Lika förvånad över uppgifterna verkar den stipendiesekreterare som vi kontaktade och som inte heller önskade se sitt namn i tryck.

Det framgår under intervjun att också denna fond anlitar externa sakkunniga trots att styrelsen har en framträdande roll i behandlingen av ansökningarna. Detta är inte särskilt alarmerande i sig. Men när vi ställer frågor om hur fondens styrelse försäkrar att inte medlemmarna eller externa sakkunniga yppar uppgifterna för utomstående eller hur fonden kollar att utlåtanden uppfyller kvalitetskrav och inte är uppdiktade besvaras våra frågor först med en kort men talande tystnad.

”Nej, det känner jag inte till” säger sedan stipendiesekreteraren.

Nästa vecka kommer vi i del 2 att ta oss till Kanada och intervjua experter och beslutsfattare från landets största stipendiefond för samhällsvetenskaper och humaniora (SSHRC). I Kanada precis som i Finland har man en modern dataskyddslagstiftning och stipendiefonderna har metoder för att se till att besluten om utdelning av forskningsmedel följer principen om meriter. Vi kommer också att följa med ett av Finlands första dataskyddsklagomål som riktades mot några av de privata stipendiefonderna. Vi får se hur Datakyddsombudsmannen behandlar ärendet och vi undersöker ett privat företag som sitter på tusentals stipendiesökandes person- och projektuppgifter, utan att uppge vad man gör med dessa uppgifter.